마케팅 과제를 외부 수행기관과 진행하면 광고 계정, 분석 도구, SNS, 홈페이지 관리자 화면에 수행기관이 들어와 일해야 합니다. 착수 때는 일을 빨리 시작하려고 계정을 급하게 열어 주고, 과제가 끝날 무렵에는 누가 어떤 권한을 갖고 있는지 아무도 정확히 모르는 상황이 흔합니다. 그 결과 완료보고에 필요한 광고 기록을 내려받으려는데 기업 쪽에서 로그인할 방법이 없거나, 과제가 끝난 뒤에도 외부 계정이 관리자 권한을 쥔 채 남아 있게 됩니다. 이 글은 착수부터 종료까지 계정 권한을 대장 하나로 관리하는 점검 순서를 다룹니다.
계정 소유권과 접근 권한은 어떻게 다른가요?
소유권은 계정의 주인이 누구인지의 문제이고, 접근 권한은 그 계정 안에서 누가 무엇을 할 수 있는지의 문제입니다. 광고 계정이든 SNS 페이지든 소유자는 기업이 되어야 하고, 수행기관에는 필요한 범위의 권한만 부여하는 것이 기본 원칙입니다.
수행기관이 자기 명의로 계정을 새로 만들어 운영하면 과제가 끝난 뒤 그 계정과 쌓인 기록을 넘겨받기 어려울 수 있습니다. 광고 집행 이력, 전환 설정, 잠재고객 목록, 게시물과 팔로워는 모두 계정에 붙어 있기 때문입니다. 착수 전에 기업 명의 계정이 이미 있는지 확인하고, 없다면 기업이 직접 만든 뒤 권한을 주는 순서로 진행하세요.
어떤 계정이 대장에 들어가야 하나요?
과제에서 수행기관이 손댈 가능성이 있는 계정은 모두 대장에 넣습니다. 검색광고와 SNS 광고 계정, 광고 관리용 비즈니스 계정, 웹 분석 도구와 태그 관리 도구, 검색엔진 사이트 관리 도구, 인스타그램과 페이스북 같은 SNS 채널, 블로그, 홈페이지 관리자 화면과 호스팅, 도메인 관리 화면, 쇼핑몰 관리자 화면이 대표적입니다.
목록을 만들다 보면 기업도 존재를 잊고 있던 계정이 나옵니다. 예전 대행사가 만든 광고 계정이나 담당자 개인 메일로 가입한 분석 도구가 그런 예입니다. 이런 계정은 소유자가 누구인지부터 확인하고, 기업 공용 계정으로 소유권을 옮길 수 있는지 각 서비스의 최신 도움말에서 방법을 찾아보세요.
권한 대장에는 무엇을 기록하나요?
대장은 공유 시트 하나로 만들고 계정마다 한 줄을 씁니다. 서비스 이름, 계정 이름이나 식별 정보, 소유 명의, 기업 쪽 관리 책임자, 권한을 받은 외부 사람과 소속, 권한 수준, 부여일, 부여 사유, 회수 예정일, 실제 회수일을 칸으로 나눕니다.
대장에는 비밀번호를 적지 않습니다. 대장은 여러 사람이 보는 문서이므로 비밀번호를 적는 순간 그 자체가 위험 요소가 됩니다. 로그인 정보는 기업이 정한 별도의 안전한 방법으로 관리하고, 대장에는 누가 어떤 권한을 갖고 있는지만 남깁니다.
권한 수준은 각 서비스가 쓰는 이름을 그대로 적되, 그것이 실제로 무엇을 할 수 있는 권한인지 한 줄로 풀어 두면 좋습니다. 서비스마다 권한 단계의 이름과 범위가 다르고 바뀌기도 하므로, 부여할 때마다 해당 서비스의 도움말에서 범위를 확인하세요.
비밀번호 공유 대신 무엇을 써야 하나요?
가장 피해야 할 방식은 기업 담당자의 아이디와 비밀번호를 수행기관에 그대로 알려 주는 것입니다. 누가 무엇을 바꿨는지 구분할 수 없고, 과제가 끝나도 비밀번호를 바꾸기 전까지는 접근이 계속되며, 2단계 인증 문자가 담당자 휴대폰으로 오면서 업무가 막히기도 합니다.
대부분의 광고·분석·SNS 서비스는 다른 사용자를 초대하거나 파트너 계정을 연결하는 방식을 제공합니다. 수행기관 담당자 개인이나 수행기관의 비즈니스 계정을 초대해 권한을 주면, 변경 이력이 사람별로 남고 회수도 해당 사용자만 빼면 끝납니다. 초대 기능이 없는 서비스라면 과제 전용 계정을 따로 만들고 종료 시 비활성화하는 방법을 검토하세요. 어떤 방식을 쓰든 메일이나 메신저로 로그인 정보를 주고받는 일은 피하고, 전달 방법도 착수 회의에서 미리 합의해 두는 편이 안전합니다.
권한 수준은 어떻게 정하나요?
권한은 수행 범위에 필요한 만큼만 줍니다. 광고 운영을 맡겼다면 광고 계정의 운영 권한은 필요하지만 결제 수단 변경이나 사용자 관리 권한까지 필요한지는 따로 따져 봅니다. 분석 도구도 보고서 조회만 필요한지, 설정 변경까지 필요한지를 구분합니다.
관리자 권한이 꼭 필요한 작업이 있다면 그 작업 기간에만 주고 끝나면 낮추는 방식도 가능합니다. 홈페이지 관리자 화면처럼 실수 하나가 사이트 전체에 영향을 주는 곳은 기업 쪽 관리 책임자가 변경 내용을 사전에 확인하는 절차를 함께 정해 두세요. 측정 설정을 바꾸는 작업이라면 검색광고와 랜딩페이지 측정 연결 체크리스트의 항목을 기준으로 변경 전후를 함께 확인할 수 있습니다.
수행 중에는 권한을 어떻게 점검하나요?
수행 중에도 사람은 바뀝니다. 수행기관 담당자가 교체되거나 기업 쪽 책임자가 바뀌면 그날 대장을 고칩니다. 새 담당자에게 권한을 주는 일은 빠르게 처리되지만, 떠난 사람의 권한을 빼는 일은 자주 잊힙니다.
운영 방식으로는 월간 진행 점검 때 대장과 각 서비스의 사용자 목록을 한 번씩 대조하는 것이 좋습니다. 대장에 없는 사용자가 있거나 권한 수준이 기록과 다르면 그 자리에서 원인을 확인합니다. 이 대조 결과를 짧게 남겨 두면 과제 종료 시점에 정리할 일이 크게 줄어듭니다.
과제 종료 시 권한 회수는 어떤 순서로 하나요?
종료 단계에서는 회수보다 확보가 먼저입니다. 권한을 빼기 전에 완료보고와 성과 증빙에 필요한 광고 기록, 분석 보고서, 게시물 목록, 설정 화면 캡처를 기업 쪽에서 내려받을 수 있는지 확인합니다. 수행기관만 접근할 수 있던 자료가 있다면 이때 넘겨받습니다. 증빙 자료를 미리 챙기는 흐름은 혁신바우처 완료보고와 사후관리, 수행 중 준비해야 한다와 함께 보면 정리가 쉽습니다.
자료 확보가 끝나면 대장의 계정 순서대로 외부 사용자를 제거하거나 권한을 낮춥니다. 과제 후에도 유지보수 계약이 이어지는 계정은 회수 대상에서 빼되, 새로운 계약 범위에 맞게 권한 수준을 다시 기록합니다. 회수가 끝나면 실제 회수일과 확인자를 대장에 남깁니다.
회수 후에는 무엇을 확인해야 하나요?
회수 다음 날 기업 담당자가 각 서비스에 직접 로그인해 사용자 목록을 다시 확인합니다. 외부 사용자가 남아 있지 않은지, 기업 쪽 관리자가 여러 명 지정되어 있는지, 결제 수단과 알림 수신 주소가 기업 정보로 되어 있는지를 봅니다. 관리자가 한 사람뿐이면 그 사람이 퇴사했을 때 다시 같은 문제가 생깁니다.
홈페이지와 도메인은 특히 꼼꼼히 봅니다. 관리자 화면 계정뿐 아니라 호스팅, 도메인 등록 정보, 외부 플러그인 계정까지 기업 명의로 정리되었는지 확인하세요. 홈페이지 인계 항목은 혁신바우처 홈페이지 제작, 완료 후 반드시 받아야 할 것에 따로 정리되어 있습니다.
권한 대장은 과제가 끝난 뒤 어떻게 쓰나요?
대장은 과제와 함께 버리는 문서가 아닙니다. 다음 과제나 다른 수행기관과 일을 시작할 때 이 대장을 열면 어떤 계정이 있고 누가 관리하는지 바로 알 수 있어 착수 준비가 빨라집니다. 회수가 끝난 줄도 지우지 말고 이력으로 남겨 두세요.
대장은 최종 산출물과 같은 보관 위치에 두되, 열람 권한은 내부 관리 책임자 중심으로 제한합니다. 담당자가 바뀔 때는 대장과 함께 각 서비스의 관리자 지정도 새 담당자에게 넘기고, 넘긴 날짜를 대장에 적어 둡니다. 대장 위치와 갱신 방법을 인수인계 문서에 한 줄 넣어 두면 다음 담당자가 처음부터 계정을 찾아 헤매지 않습니다.
계정 소유와 권한 설계까지 포함한 광고 운영 범위는 구글 광고 운영 페이지에서 확인할 수 있습니다. 지금 운영 중인 계정의 소유자가 누구인지부터 헷갈린다면 문의 페이지로 계정 목록을 알려 주시면 정리 순서를 함께 살펴보겠습니다.
출처
업무 과정을 설명하기 위한 참고 사진입니다.
사진: JerzyGórecki / Pixabay · 이용 조건